Používání pracovních výkazů

Tento článek popisuje, jak používat pracovní výkazy ke sledování nepřítomnosti nebo času a zdrojů vynaložených na projekt. Sledování času vám pomůže včas identifikovat problémy a vyhnout se zpožděním nebo překročení nákladů. Pracovní výkazy usnadňují zdroji vykazování využitého času osoby nebo stroje, takže manažeři mohou kontrolovat využití a jeho přidělení.

V pracovním výkazu můžete zkopírovat a použít řádky plánování projektu. Tímto způsobem musíte zadat informace pouze v jednom místě a informace řádku jsou tak vždy správné. Chcete-li se dozvědět více, přečtěte si část Kopírování řádků plánování projektu do pracovního výkazu.

Po schválení položek pracovního výkazu projektu je můžete zaúčtovat do příslušného deníku projektu nebo deníku zdroje. Chcete-li se dozvědět více, přejděte do části Zaúčtování řádků pracovního výkazu v deníku projektu a Zaúčtování řádků pracovního výkazu v deníku zdroje.

Než budete moci používat pracovní výkazy, musíte nastavit obecné informace a určit správce a jednoho nebo více schvalovatelů pracovních výkazů. Chcete-li se dozvědět více o pracovních výkazech, přejděte na Nastavení pracovních výkazů.

Tip

Pracovní výkazy můžete používat na mobilním zařízení. V tom případě možná budete muset zapnout možnost Použít nové prostředí pracovního výkazu na stránce Nastavení zdrojů.

Vytvoření pracovních výkazů

Můžete použít stránku Vytvoření pracovních výkazů pro nastavení pracovních výkazů na zadaný počet časových období nebo týdnů. Vlastník časového listu ho pak může otevřít a zaznamenat čas strávený na úkolu. Můžete také naplánovat automatické spouštění dávkové úlohy.

Important

K vytváření pracovních výkazů musíte mít oprávnění. Chcete-li se dozvědět více o oprávněních, přejděte na Nastavení pracovních výkazů.

  1. V pravém horním rohu vyberte Hledat (Alt+Q), zadejte Vytvořit časové listy a pak zvolte související odkaz.

    Tip

    Můžete také použít akci Vytvořit pracovní výkazy na stránce Zdroje a na stránce Karta zdroje.

  2. Vyplňte pole podle potřeby. Umístěním ukazatele myši na pole si přečtěte krátký popis.

    Note

    Než vytvoříte pracovní výkazy některý zdroj, ujistěte se, že jsou pro něj zadána pole Použít pracovní výkaz a ID uživatele vlastníka pracovního výkazu na stránce Karta zdroje.

    Volitelně vyberte akci Plán a zadejte, jak často se má úloha automaticky spouštět. Chcete-li například nakonfigurovat úlohu tak, aby se spouštěla každý týden po dobu čtyř týdnů, na stránce Plánování sestavy – Vytvoření pracovních výkazů v poli Vzorec data dalšího spuštění zadejte 4W. Chcete-li se dozvědět více o plánování sestav, přejděte na Plánování spuštění sestavy.

Na stránce Pracovní výkazy můžete zobrazit pracovní výkazy, které vytvoříte. Každý pracovní výkaz sestává z jednoho nebo více řádků, které definují čas, který chcete odeslat ke schválení. Následující tabulka popisuje typy řádků, které můžete přidat do pracovního výkazu.

Pole Description
Použijte k přidání poznámky nebo značky do pole Popis na řádku pracovního výkazu. Toto pole můžete například použít ke kategorizaci položek pracovního výkazu. Pokud necháte pole Typ prázdné pro řádek pracovního výkazu, nemůžete do polí definujících dny v týdnu pro tento řádek zadat časové hodnoty.
Nepřítomnost Použijte k registraci času, kdy jste nepřítomni během pracovního týdne. Chcete-li doplnit informace pro řádek, zadejte typ absence v poli Kód příčiny absence.
Montážní příkaz Slouží k registraci času pro objednávky sestavení. Řádek pracovního výkazu tohoto typu se vytvoří při účtování řádků objednávky sestavení, u kterých je pro zdroj nastaveno, aby používal pracovní výkazy. Řádek tohoto typu nelze vybrat ručně.
Projekt Slouží k registraci využití času projektu. Chcete-li na tento řádek doplnit informace, zadejte číslo projektu a číslo projektového úkolu, pro který chcete registrovat čas. Můžete zaznamenat čas pro řádky, které nejsou plánované.
Zdroj Slouží k registraci využití času zdroje. Chcete-li na řádek doplnit informace, uveďte popis práce.
Service Slouží k registraci využití času pro servisní objednávku nebo dobropis servisu.

Například když chcete odeslat pracovní výkaz za týden, kdy jste prováděli úklid a měli den volna kvůli schůzce s lékařem. Následující tabulka ukazuje, jak byste přidali řádky do pracovního výkazu.

Typ Description Kód typu práce Kód typu absence
Zdroj Pracovní doba Čištění
Nepřítomnost Volno Zdravotnictví
V úterý jsem si musel vzít volno kvůli návštěvě lékaře.

V tomto příkladu pak můžete zaregistrovat hodiny v příslušných dnech pro každý pracovní den.

Tip

Ve většině případů mají společnosti předdefinované typy práce pro různé typy řádků. V seznamu jednoduše zvolíte příslušný typ práce a pak přidáte popis.

Zvolte typ práce tak, že zvolíte:

  • Tlačítko v poli Popis nebo výběrem pole a stisknutím klávesy F8.
  • Akce Podrobnosti o aktivitě a zadání jejích podrobností na stránce, která se otevře.
  • Pole Kód typu práce nebo pole Kód typu absence . V tomto případě můžete ignorovat sekci Definování typu práce a jeho přidání do pracovního výkazu.

Opětovné použití řádků pracovního výkazu v jiných pracovních výkazech

Pokud informace ve vašem pracovního výkazu zůstávají v jednotlivých časových obdobích stejné, zkopírujte řádky z předchozího časového období, abyste ušetřili čas. Poté stačí zadat využití času pro nové období.

  1. V pravém horním rohu vyberte Hledat (Alt+Q), zadejte časové listy a pak zvolte související odkaz.

  2. Otevřete pracovní výkaz pro pozdější období, než je období existujícího pracovního výkazu s řádky.

  3. Pomocí následujících akcí určete, co se má kopírovat:

    • Pokud chcete zkopírovat jenom řádky, zvolte akci Copy lines from time sheet.
    • Pokud chcete zkopírovat řádky a komentáře, zvolte Kopírovat řádky z časového listu s akcí komentáře .

Řádky se zkopírují včetně podrobností, jako je typ a popis. Pokud například řádek souvisí s projektem, zkopíruje se Číslo projektu. Všechny zkopírované řádky mají stav Otevřeno. Řádky můžete podle potřeby upravit.

Kopírování řádků plánování projektu do pracovního výkazu

Následující postup popisuje, jak rychle přidat řádky plánování projektu do pracovního výkazu.

  1. V pravém horním rohu vyberte Hledat (Alt+Q), zadejte časové listy a pak zvolte související odkaz.
  2. Na stránce Pracovní výkazy vyberte pracovní výkaz pro příslušné časové období.
  3. Vyberte akci Vytvořit řádky z plánování projektu. Veškeré řádky plánování projektu v časovém období pracovního výkazu se zkopírují do pracovního výkazu osoby nebo stroje v poli Číslo zdroje v pracovním výkazu.

Definování typu práce a jeho přidání do pracovního výkazu

V případě servisních zakázek, projektových zakázek a zdrojů můžete definovat typ práce pro všechny řádky pracovního výkazu. Tímto způsobem můžete přidat informace, které potřebujete k fakturaci různých typů prací zákazníkovi.

  1. Na stránce Pracovní výkazy vyberte příslušný pracovní výkaz.
  2. Na prvním řádku v sekci Řádky vyberte pole Typ a poté vyberte příslušný typ, například Zdroj.
  3. Vyberte pole Popis a poté na stránce Podrobnosti zdroje řádku pracovního výkazu vyplňte potřebná pole. Umístěním ukazatele myši na pole si přečtěte krátký popis.
    1. Pokud neexistují žádné typy práce, vyberte akci Nový.
    2. Na stránce Typy práce vyplňte potřebná pole a poté se vraťte do pracovního výkazu.
  4. Vyplňte zbytek pracovního výkazu. Další informace najdete v části Vyplnění řádků pracovního výkazu a odeslání ke schválení.

Tip

Podobným postupem můžete definovat kódy absence.

Vyplnění řádků pracovního výkazu a odeslání ke schválení

Registrace pracovního výkazu je sledována v hodinách, což je standardní základní měrná jednotka pro zdroje. Ve výchozím nastavení vykazuje pracovní výkaz běžné pracovní dny od pondělí do pátku.

  1. V pravém horním rohu vyberte Hledat (Alt+Q), zadejte časové listy a pak zvolte související odkaz.

  2. Vyberte pracovní výkaz pro příslušné období.

  3. Podle potřeby vyplňte pole na řádku. Zadejte počet hodin, které zdroj využívá každý den v týdnu.

    Ve většině případů pro sledování práce přidáte řádek typu Zdroj a poté registrujete hodiny strávené každý den. Pokud chcete zapsat absenci, přidejte řádek typu Absence.

    Tip

    V pracovního výkazu můžete zkontrolovat součet hodin, který je zadán v oknu s fakty Skutečný/rozpočtový souhrn.

  4. Opakujte krok 3 pro další typy práce, které zdroj provádí.

    Dále se rozhodněte, zda odeslat všechny nebo vybrané řádky na pracovním výkazu.

    • Chcete-li odeslat pracovní výkaz pro jeden nebo více řádků, vyberte příslušný řádek a poté vyberte akci Odeslat.

      Na stránce s odesláním vyberte možnost Pouze vybrané řádky. Stav řádku se změní z Otevřeno na Odesláno.

    • Chcete-li odeslat pracovní výkaz pro všechny otevřené řádky, vyberte akci Odeslat v horní části stránky Pracovní výkaz.

      Potvrďte, že chcete odeslat všechny otevřené řádky v aktuálním pracovním výkazu.

    Note

    Můžete odeslat pouze řádky časového listu, pro které jste zadali čas.

  5. Pokud chcete upravit informace na řádku, který je nastavený na Odeslaná, vyberte řádek a pak zvolte akci Znovu otevřít .

    Note

    Manažer může odmítnout řádek pracovního výkazu, který je předložen ke schválení. Pokud má řádek stav Odmítnuto, můžete provést změny řádku a poté znovu vybrat možnost Odeslat.

  6. Zvolte tlačítko OK.

Schválení nebo zamítnutí pracovního výkazu

Před použitím musí být pracovního výkazu předložen ke schválení. Jednotlivé řádky na pracovním výkazu můžete schválit a odmítnout nebo je poslat zpět odesílateli. Pracovní výkaz schvalujete dvěma způsoby:

  • Správce pracovního výkazu může schválit jakýkoli pracovní výkaz.
  • Osoba, která je uvedena v poli ID schvalovatele pracovního výkazu na kartě zdroje, může schvalovat pracovní výkazy tohoto zdroje. Chcete-li se dozvědět více o schvalování, přejděte na Nastavení pracovních výkazů.
  1. V pravém horním rohu vyberte Hledat (Alt+Q), zadejte Časové listy manažera a pak zvolte související odkaz.
  2. Vyberte pracovní výkaz ze seznamu.
  3. Na stránce Pracovní výkaz:
    1. Vyberte akci Zpracovat a poté vyberte akci Schválit.
    2. Vyberte akci Všechny odeslané řádky pro schválení všech řádků nebo akci Pouze vybrané řádky pro schválení pouze řádků, které jsou vybrány na stránce Pracovní výkaz.
  4. Zvolte tlačítko OK.
  5. Případně vyberte akci Zamítnout.

Tip

V oknech s fakty Stav pracovního výkazu a Skutečný/rozpočtový souhrn získáte přehled o pracovním výkazu.

Pokud chcete časový list schválit nebo odmítnout, musíte ho znovu otevřít. Následující postup vysvětluje, jak znovu otevřít schválený nebo zamítnutý pracovní výkaz.

Opětovné otevření pracovního výkazu

  1. V pravém horním rohu vyberte Hledat (Alt+Q), zadejte Časové listy správce nebo Časové listy a pak zvolte související odkaz.

  2. Otevřete pracovní výkaz ze seznamu.

    Note

    Opětovně otevřít můžete pouze řádky ve stavu Schváleno. Opětovně otevřít nelze řádky ve stavu Odmítnuto nebo které jsou zaúčtovány.

  3. Na stránce Pracovní výkaz vyberte akci Znovu otevřít a poté vyberte akci Všechny odeslané řádky pro opětovné otevření všech řádků nebo akci Pouze vybrané řádky pro opětovné otevření pouze řádků, které jsou vybrány na stránce Pracovní výkaz.

  4. Zvolte tlačítko OK. Stav řádku nebo řádků pracovního výkazu se změní na Odesláno.

Zobrazení a schválení pracovního výkazu podle projektu

V projektu můžete určit osobu, která je za projekt odpovědná. Tyto informace jsou propojeny s řádky pracovního výkazu. Odkaz poskytuje projektovým manažerům seznam pracovních výkazů ke schválení. Projektový manažer týmu může být například zodpovědný za určité projekty ve vaší společnosti. V takovém případě by měl být manažer označen jako Odpovědná osoba na stránce Karta projektu. Toto zobrazení informací pracovního výkazu obsahuje projektové úkoly přidružené k projektu a množství využitých hodin.

Note

Chcete-li schválit pracovní výkazy na stránce Pracovní výkaz manažera podle projektu, musíte nejprve vybrat možnost Pracovní výkaz podle schválení projektu na stránce Nastavení zdrojů. Chcete-li zjistit, jak nastavit schvalování zdrojů, přejděte na Nastavení zdrojů.

Schválení nebo zamítnutí pracovního výkazu podle projektu

  1. Do pole Hledat zadejte Pracovní výkaz manažera podle projektu a poté vyberte související odkaz. Business Central zobrazí seznam řádků časového listu přidružených k projektům, za které zodpovídáte.

  2. Vyberte akci Schválit a poté vyberte Všechny odeslané řádky pro schválení všech řádků nebo akci Pouze vybrané řádky pro schválení pouze řádků, které jsou vybrány na stránce Pracovní výkaz.

    Note

    Schválit můžete pouze pracovní výkazy ve stavu Odesláno.

  3. Chcete-li poskytnout další informace o schválení nebo zamítnutí, vyberte akci Související, poté Komentáře a poté Komentáře řádků.

  4. Zvolte tlačítko OK.

Note

Poté, co schválíte nebo zamítnete řádek pracovního výkazu podle projektu, nemůžete jej znovu otevřít ani upravit na stránce Pracovní výkaz.

Zaúčtování řádků pracovního výkazu v deníku zdroje

Po schválení položek časového listu pro zdroj je můžete publikovat do příslušného deníku zdrojů.

  1. V pravém horním rohu vyberte Hledat (Alt+Q), zadejte Deníky zdrojů a pak zvolte související odkaz.
  2. Vyberte akci Navrhnout řádky z pracovního výkazu.
  3. Na stránce Návrh řádků deníku zdroje vyplňte pole podle potřeby. Umístěním ukazatele myši na pole si přečtěte krátký popis.
  4. Zvolte tlačítko OK. Položky použití jsou vytvářeny v deníku zdrojů, kde je můžete podle potřeby upravit.
  5. Vyberte akci Odeslat.
  6. Chcete-li ověřit účtování, vyberte akci Položky hlavní knihy. Otevře se stránka Položky hlavní knihy zdroje a zobrazí se výsledek účtování deníku zdroje.

Zaúčtování řádků pracovního výkazu v deníku projektu

Po schválení položek časového listu pro projekt je můžete publikovat do deníku projektu.

  1. V pravém horním rohu vyberte Hledat (Alt+Q), zadejte deníky projektů a pak zvolte související odkaz.

  2. Vyberte akci Navrhnout řádky z pracovního výkazu.

  3. Na stránce Návrh řádků deníku projektu vyplňte pole podle potřeby. Umístěním ukazatele myši na pole si přečtěte krátký popis.

  4. Zvolte tlačítko OK. Položky použití jsou vytvářeny v deníku projektu, kde je můžete podle potřeby upravit.

    Note

    Informace o typu práce a zda je práce zpoplatněná se zkopírují z řádku pracovního výkazu. V případě potřeby můžete snížit počet hodin a provést částečné účtování. Pokud množství snížíte, při příštím výběru akce Navrhnout řádky z pracovních výkazů bude řádek obsahovat zbývající počet hodin.

  5. Vyberte akci Odeslat.

  6. Chcete-li ověřit účtování, vyberte akci Položky hlavní knihy. Otevře se stránka Položky registru projektu zobrazující výsledek publikování deníku projektu.

Archivování pracovního výkazu

Po účtování pracovních výkazů je můžete archivovat pro budoucí použití. Než budete moci archivovat řádky pracovního výkazu, musíte je všechny zaúčtovat.

Note

Když archivujete časový list, Business Central ho odstraní ze seznamů na stránkách Časové listy a Manažerské časové listy.

  1. V pravém horním rohu vyberte Hledat (Alt+Q), zadejte časové listy a pak zvolte související odkaz.
  2. Vyberte akci Přesunout pracovní výkazy do archivu.
  3. Na stránce Přesunutí pracovních výkazů do archivu vyplňte potřebná pole a poté vyberte tlačítko OK.
  4. Pokud chcete zkontrolovat archivované časové listy, vyberte Hledat (Alt+Q) v pravém horním rohu, zadejte Archivy časových listů nebo Archivy časových listů nadřízený a pak zvolte související odkaz.

Řízení projektu
Nastavení správy Project
Finance
Nákup
Sales
Práce s aplikací Business Central

Zde najdete bezplatné e-learningové moduly pro Business Central

  • Last updated on