Bagikan melalui

Peta strategi adopsi Microsoft Fabric: Pendampingan dan pengaktifan pengguna

  • Artikel

Catatan

Artikel ini membentuk bagian dari seri artikel peta jalan adopsi Microsoft Fabric. Untuk gambaran umum seri ini, lihat peta jalan adopsi Microsoft Fabric.

Tujuan penting untuk upaya adopsi adalah untuk memungkinkan pengguna mencapai sebanyak yang mereka bisa dalam pagar pembatas yang diperlukan yang ditetapkan oleh pedoman dan kebijakan tata kelola. Untuk alasan ini, tindakan pembimbingan pengguna adalah salah satu tanggung jawab terpenting dari Center of Excellence (COE), dan memiliki pengaruh langsung pada cara adopsi pengguna terjadi. Untuk informasi selengkapnya tentang adopsi pengguna, lihat Tingkat kematangan adopsi Microsoft Fabric.

Pembimbingan keterampilan

Mentoring dan membantu pengguna di komunitas Fabric menjadi lebih efektif dapat mengambil berbagai bentuk, seperti:

Jam kerja

Jam kerja adalah bentuk keterlibatan komunitas yang sedang berlangsung yang dikelola oleh COE. Sesuai namanya, jam kerja adalah waktu ketersediaan yang dijadwalkan secara teratur saat anggota komunitas dapat terlibat dengan para ahli dari COE untuk menerima bantuan dengan overhead proses minimal. Jam kerja biasanya berbasis grup, sehingga juara Fabric dan anggota komunitas lainnya juga dapat membantu menyelesaikan masalah jika topik berada di bidang keahlian mereka.

Jam kerja adalah aktivitas yang sangat populer dan produktif di banyak organisasi. Beberapa organisasi menyebutnya drop-in hours atau bahkan nama yang menyenangkan seperti Power Hour atau Fabric Fridays. Tujuan utamanya biasanya adalah untuk mendapatkan jawaban atas pertanyaan, menyelesaikan masalah, dan menghapus pemblokir. Jam kerja juga dapat digunakan sebagai platform bagi komunitas pengguna untuk berbagi ide, saran, dan bahkan keluhan.

COE menerbitkan waktu untuk jam kerja reguler saat satu atau beberapa anggota COE tersedia. Idealnya, jam kerja diadakan secara teratur dan sering. Misalnya, bisa setiap hari Selasa dan Kamis. Pertimbangkan untuk menawarkan slot waktu atau waktu rotasi yang berbeda jika Anda memiliki tenaga kerja global.

Tip

Salah satu opsinya adalah mengatur jam kerja tertentu setiap minggu. Namun, pengguna mungkin tidak muncul, sehingga akhirnya tidak efisien. Atau, pertimbangkan untuk memanfaatkan Microsoft Bookings untuk menjadwalkan jam kerja. Ini menunjukkan blok waktu saat setiap pakar COE tersedia, dengan integrasi Outlook yang memastikan ketersediaan sudah diperbarui.

Jam kerja adalah pendekatan pengaktifan pengguna yang sangat baik karena:

  • Pembuat konten dan COE secara aktif berkolaborasi untuk menjawab pertanyaan dan menyelesaikan masalah bersama-sama.
  • Pekerjaan nyata dicapai saat belajar dan memecahkan masalah.
  • Orang lain mungkin mengamati, belajar, dan berpartisipasi.
  • Kelompok individu dapat menuju ke ruang kerja kelompok untuk menyelesaikan masalah tertentu.

Jam kerja juga menguntungkan COE karena:

  • Mereka adalah cara yang bagus bagi COE untuk mengidentifikasi juara atau pengguna dengan keterampilan khusus yang sebelumnya tidak diketahui COE.
  • COE dapat mempelajari apa yang diperjuangkan pengguna di seluruh organisasi. Ini membantu menginformasikan apakah sumber daya tambahan, dokumentasi, atau pelatihan mungkin diperlukan.

Tip

Ada umumnya beberapa masalah sulit muncul selama jam kerja yang tidak dapat diselesaikan dengan cepat, seperti mendapatkan perhitungan DAX yang kompleks untuk bekerja, atau mengatasi tantangan performa dalam solusi yang kompleks. Tetapkan ekspektasi yang jelas untuk apa yang ada dalam cakupan jam kerja, dan jika ada komitmen untuk ditindaklanjuti.

Proyek pengembangan bersama

Salah satu cara COE dapat menyediakan layanan pembimbingan adalah selama proyek pengembangan bersama. Proyek pengembangan bersama adalah bentuk bantuan yang ditawarkan oleh COE saat pengguna atau unit bisnis memanfaatkan keahlian teknis COE untuk menyelesaikan masalah bisnis dengan data. Pengembangan bersama melibatkan pemangku kepentingan dari unit bisnis dan COE yang bekerja dalam kemitraan untuk membangun solusi analitik layanan mandiri atau kecerdasan bisnis (BI) berkualitas tinggi yang tidak dapat dikirimkan oleh pemangku kepentingan bisnis secara independen.

Tujuan pengembangan bersama adalah untuk membantu unit bisnis mengembangkan keahlian dari waktu ke waktu sekaligus menyampaikan nilai. Misalnya, tim penjualan memiliki kebutuhan mendesak untuk mengembangkan serangkaian laporan komisi baru, tetapi belum memiliki pengetahuan untuk menyelesaikannya sendiri.

Proyek pengembangan bersama membentuk kemitraan antara unit bisnis dan COE. Dalam pengaturan ini, unit bisnis sepenuhnya diinvestasikan, terlibat secara mendalam, dan mengasumsikan kepemilikan proyek.

Keterlibatan waktu dari COE berkurang dari waktu ke waktu sampai unit bisnis mendapatkan keahlian dan menjadi mandiri.

Diagram menunjukkan keahlian yang berkembang di unit bisnis karena keterlibatan Center of Excellence menurun dari waktu ke waktu, yang dijelaskan di bawah ini.

Keterlibatan aktif yang ditunjukkan pada diagram di atas berubah dari waktu ke waktu, sebagai berikut:

  • Unit bisnis: 50% awalnya, hingga 75%, akhirnya pada 98%-100%.
  • COE: 50% awalnya, turun ke 25%, akhirnya pada 0%-2%.

Idealnya, periode untuk pengurangan keterlibatan secara bertahap diidentifikasi di muka dalam proyek. Dengan cara ini, unit bisnis dan COE dapat merencanakan garis waktu dan staf dengan cukup.

Proyek pengembangan bersama dapat memberikan manfaat jangka pendek dan jangka panjang yang signifikan. Dalam jangka pendek, keterlibatan dari COE sering kali dapat menghasilkan solusi yang dirancang lebih baik dan berperforma lebih baik yang mengikuti praktik terbaik dan selaras dengan standar organisasi. Dalam jangka panjang, pengembangan bersama membantu meningkatkan pengetahuan dan kemampuan pemangku kepentingan bisnis, membuatnya lebih mandiri, dan lebih percaya diri untuk memberikan data layanan mandiri berkualitas dan solusi BI di masa depan.

Penting

Pada dasarnya, proyek pengembangan bersama membantu pengguna yang kurang berpengalaman mempelajari cara yang tepat untuk melakukan berbagai hal. Ini mengurangi risiko bahwa pemfaktoran ulang mungkin diperlukan nanti, dan meningkatkan kemampuan solusi untuk menskalakan dan tumbuh dari waktu ke waktu.

Tinjauan praktik terbaik

COE juga dapat menawarkan ulasan praktik terbaik. Tinjauan praktik terbaik dapat sangat membantu bagi pembuat konten yang ingin memvalidasi pekerjaan mereka. Tinjauan ini mungkin juga dikenal sebagai layanan penasihat, waktu konsultasi internal, atau tinjauan teknis. Tidak seperti proyek pengembangan bersama (dijelaskan sebelumnya), tinjauan praktik terbaik terjadi setelah solusi dikembangkan.

Selama peninjauan, seorang ahli dari COE mengevaluasi konten Fabric mandiri yang dikembangkan oleh anggota komunitas dan mengidentifikasi area risiko atau peluang untuk perbaikan.

Berikut adalah beberapa contoh kapan tinjauan praktik terbaik bisa bermanfaat.

  • Tim penjualan memiliki aplikasi Power BI yang ingin mereka distribusikan ke ribuan pengguna di seluruh organisasi. Karena aplikasi mewakili konten prioritas tinggi yang didistribusikan ke audiens besar, mereka ingin membuat sertifikasinya. Proses standar untuk membuat sertifikasi konten mencakup tinjauan praktik terbaik.
  • Tim keuangan ingin menetapkan ruang kerja ke kapasitas. Tinjauan konten ruang kerja diperlukan untuk memastikan praktik pengembangan yang sehat diikuti. Jenis tinjauan ini umum terjadi saat kapasitas dibagikan di antara beberapa unit bisnis. (Tinjauan mungkin tidak diperlukan saat kapasitas ditetapkan hanya ke satu unit bisnis.)
  • Tim operasi menciptakan solusi Fabric baru yang mereka harapkan untuk digunakan secara luas. Mereka ingin meminta tinjauan praktik terbaik sebelum masuk ke pengujian penerimaan pengguna (UAT), atau sebelum permintaan dikirimkan ke dewan manajemen perubahan.

Tinjauan praktik terbaik paling sering difokuskan pada desain model semantik, meskipun ulasan dapat mencakup semua jenis item data (seperti lakehouse, gudang data, alur data, aliran data, atau model semantik). Tinjauan juga dapat mencakup item pelaporan (seperti laporan, dasbor, atau metrik).

Sebelum konten disebarkan, tinjauan praktik terbaik dapat digunakan untuk memverifikasi keputusan desain lainnya, seperti:

  • Kode dalam buku catatan mengikuti standar organisasi dan praktik terbaik.
  • Pendekatan persiapan data yang sesuai (aliran data, alur, notebook, dan lainnya) digunakan jika diperlukan.
  • Sumber data yang digunakan sesuai dan pelipatan kueri dipanggil jika memungkinkan di mana Power Query dan aliran data digunakan.
  • Langkah-langkah persiapan data bersih, tertib, dan efisien.
  • Pilihan mode konektivitas dan mode penyimpanan (misalnya, Direct Lake, impor, koneksi langsung, DirectQuery, dan kerangka kerja model komposit) sesuai.
  • Lokasi untuk sumber data, seperti file datar, dan file Power BI Desktop asli cocok (sebaiknya disimpan di lokasi yang dicadangkan dengan penerapan versi dan keamanan yang sesuai, seperti file Teams atau pustaka bersama SharePoint).
  • Model semantik dirancang dengan baik, bersih, dan dapat dimengerti, dan menggunakan desain skema bintang.
  • Hubungan dikonfigurasi dengan benar.
  • Perhitungan DAX menggunakan praktik pengodean yang efisien (terutama jika model data besar).
  • Ukuran model semantik berada dalam batas yang wajar dan teknik pengurangan data diterapkan.
  • Keamanan tingkat baris (RLS) memberlakukan izin data dengan tepat.
  • Data akurat dan telah divalidasi terhadap sumber otoritatif.
  • Definisi umum dan terminologi yang disetujui digunakan.
  • Praktik visualisasi data yang baik diikuti, termasuk merancang untuk aksesibilitas.

Setelah konten disebarkan, tinjauan praktik terbaik belum tentu selesai. Menyelesaikan sisa tinjauan juga dapat mencakup item seperti:

Dukungan yang diperluas

Dari waktu ke waktu, COE mungkin terlibat dengan masalah kompleks yang meningkat dari staf dukungan. Untuk informasi selengkapnya, lihat artikel Dukungan pengguna.

Catatan

Menawarkan layanan pembimbingan mungkin menjadi pergeseran budaya bagi organisasi Anda. Reaksi Anda mungkin adalah bahwa pengguna biasanya tidak meminta bantuan terkait alat seperti Excel, jadi mengapa mereka meminta bantuan terkait Power BI? Jawabannya terletak pada fakta bahwa Power BI dan Fabric adalah alat yang luar biasa kuat. Mereka menyediakan kemampuan persiapan data dan pemodelan data selain visualisasi data. Memiliki kemampuan untuk membantu dan memungkinkan pengguna dapat secara signifikan meningkatkan keterampilan mereka dan meningkatkan kualitas solusi mereka—juga mengurangi risiko.

Portal terpusat

Satu portal terpusat, atau hub, adalah tempat komunitas pengguna dapat menemukan:

  • Akses ke forum Tanya Jawab Komunitas.
  • Pengumuman yang menarik bagi komunitas, seperti fitur baru dan pembaruan rencana rilis.
  • Jadwal dan link pendaftaran untuk jam kerja, makan siang dan belajar, sesi pelatihan, dan rapat grup pengguna.
  • Pengumuman perubahan kunci pada konten dan mengubah log (jika sesuai).
  • Cara meminta bantuan atau dukungan.
  • Materi pelatihan.
  • Dokumentasi, materi orientasi, dan tanya jawab umum (FAQ).
  • Panduan tata kelola dan pendekatan yang direkomendasikan oleh COE.
  • Laporkan templat.
  • Contoh solusi praktik terbaik.
  • Rekaman sesi berbagi pengetahuan.
  • Titik masuk untuk mengakses proses terkelola, seperti akuisisi lisensi, permintaan akses, dan konfigurasi gateway.

Tip

Secara umum, hanya 10%-20% komunitas Anda yang akan keluar dari jalan mereka untuk secara aktif mencari informasi pelatihan dan pendidikan. Jenis pengguna ini mungkin berevolusi secara alami untuk menjadi juara Anda. Orang lain biasanya hanya mencoba menyelesaikan pekerjaan secepat mungkin, karena waktu, fokus, dan energi mereka diperlukan di tempat lain. Oleh karena itu, sangat penting untuk mempermudah informasi bagi pengguna komunitas Anda untuk menemukan.

Tujuannya adalah untuk secara konsisten mengarahkan pengguna di komunitas ke portal terpusat guna menemukan informasi. Kewajiban yang sesuai untuk COE adalah memastikan bahwa informasi yang dibutuhkan pengguna tersedia di portal terpusat. Terus membuat portal tetap diperbarui memerlukan disiplin saat semua orang sibuk.

Di organisasi yang lebih besar, mungkin sulit untuk menerapkan satu portal terpusat tunggal. Ketika tidak praktis untuk mengonsolidasikan ke dalam satu portal, hub terpusat dapat berfungsi sebagai agregator, yang berisi tautan ke lokasi lain.

Penting

Meskipun menghemat waktu dalam menemukan informasi merupakan hal yang penting, tujuan portal terpusat lebih dari itu. Ini tentang membuat informasi tersedia untuk membantu komunitas pengguna Anda melakukan hal yang benar. Mereka harus dapat menemukan informasi selama pekerjaan normalnya, dengan gesekan sesedikit mungkin. Sampai lebih mudah untuk menyelesaikan tugas dalam pagar pembatas yang ditetapkan oleh COE dan tim tata kelola data, beberapa pengguna akan terus menyelesaikan tugas mereka dengan menghindari kebijakan yang diberlakukan. Jalur yang direkomendasikan harus menjadi jalur perlawanan paling sedikit. Memiliki portal terpusat dapat membantu mencapai tujuan ini.

Dibutuhkan waktu bagi pengguna komunitas untuk menganggap portal terpusat sebagai perhentian pertama alami mereka untuk menemukan informasi. Dibutuhkan pengalihan yang konsisten ke portal untuk mengubah kebiasaan. Mengirim link ke lokasi dokumen asli kepada seseorang di portal akan membangun kebiasaan yang lebih baik daripada, misalnya, menyertakan jawaban dalam respons email. Ini adalah tantangan yang sama yang dijelaskan dalam artikel Dukungan pengguna.

Pelatihan

Faktor utama untuk berhasil mengaktifkan pengguna layanan mandiri dalam komunitas Fabric adalah pelatihan. Penting bahwa sumber daya pelatihan yang tepat tersedia dan mudah ditemukan. Meskipun beberapa pengguna sangat antusias tentang analitik sehingga mereka akan menemukan informasi dan mencari tahu sendiri, itu tidak benar untuk sebagian besar komunitas pengguna.

Memastikan pengguna layanan mandiri Anda (terutama pembuat konten dan pemilik) memiliki akses ke sumber daya pelatihan yang mereka butuhkan agar berhasil tidak berarti Bahwa Anda perlu mengembangkan konten pelatihan Anda sendiri. Mengembangkan konten pelatihan sering kali bersifat kontraproduktif karena sifat produk yang berkembang pesat. Untungnya, banyak sumber daya pelatihan tersedia di komunitas di seluruh dunia. Kumpulan link yang dikuratori sangat membantu pengguna mengatur dan memfokuskan upaya pelatihan mereka, terutama untuk pelatihan alat, yang berfokus pada teknologi. Semua link eksternal harus divalidasi oleh COE untuk akurasi dan kredibilitas. Ini adalah kesempatan utama bagi COE untuk menambah nilai karena pemangku kepentingan COE berada dalam posisi yang ideal guna memahami kebutuhan pembelajaran masyarakat, dan guna mengidentifikasi dan menemukan sumber tepercaya materi pembelajaran berkualitas.

Anda akan menemukan laba investasi terbesar dengan membuat materi pelatihan khusus untuk proses khusus organisasi, sambil mengandalkan konten yang diproduksi oleh orang lain untuk segala sesuatu yang lain. Selain itu, memiliki kelas pelatihan singkat yang berfokus terutama pada topik seperti cara menemukan dokumentasi, mendapatkan bantuan, dan berinteraksi dengan komunitas juga berguna.

Tip

Salah satu tujuan pelatihan adalah untuk membantu pengguna mempelajari keterampilan baru sambil membantu mereka menghindari kebiasaan buruk. Ini bisa menjadi tindakan penyeimbangan. Misalnya, Anda tidak ingin membuat pengguna baru kewalahan dengan menambahkan banyak kompleksitas dan gesekan ke kelas tingkat pemula untuk pembuat laporan. Namun, ini adalah investasi yang bagus untuk membuat pembuat konten yang lebih baru menyadari hal-hal yang dapat membawanya beberapa saat untuk mencari tahu. Contoh yang ideal adalah mengajarkan kemampuan untuk menggunakan koneksi langsung untuk melaporkan dari model semantik yang ada. Dengan mengajarkan konsep ini pada waktu logis paling awal, Anda dapat menyimpan pembuat yang kurang berpengalaman berpikir mereka selalu membutuhkan satu model semantik untuk setiap laporan (dan mendorong kebiasaan yang baik untuk menggunakan kembali model semantik yang ada di seluruh laporan).

Beberapa organisasi yang lebih besar mengalami transfer dan pergantian karyawan yang berkelanjutan. Perubahan yang sering seperti itu menghasilkan peningkatan kebutuhan akan serangkaian sumber daya pelatihan yang dapat diulang.

Melatih sumber daya dan pendekatan

Ada banyak pendekatan pelatihan karena orang belajar dengan cara yang berbeda. Jika dapat memantau dan mengukur penggunaan materi pelatihan, Anda akan mempelajari dari waktu ke waktu apa yang paling sesuai.

Beberapa pelatihan mungkin disampaikan lebih resmi, seperti pelatihan kelas dengan lab langsung. Jenis pelatihan lainnya kurang formal, seperti:

  • Makan siang dan belajar presentasi
  • Video panduan singkat yang ditargetkan ke tujuan tertentu
  • Sekumpulan sumber daya online yang dikumpulkan
  • Presentasi grup pengguna internal
  • Tantangan satu jam, satu minggu, atau satu bulan
  • Peristiwa bergaya hackathon

Keuntungan mendorong berbagi pengetahuan di antara kolega dijelaskan dalam artikel Komunitas praktik .

Tip

Setiap kali bersifat praktis, pembelajaran harus berkorelasi dengan membangun sesuatu yang bermakna dan realistis. Namun, data demo sederhana memang memiliki nilai selama kursus pelatihan. Ini memungkinkan pelajar berfokus pada cara menggunakan teknologi daripada data itu sendiri. Setelah menyelesaikan sesi pengantar, pertimbangkan untuk menawarkan jenis sesi bring your own data. Jenis sesi ini mendorong pelajar untuk menerapkan keterampilan teknis baru mereka ke masalah bisnis yang sebenarnya. Cobalah untuk menyertakan beberapa fasilitator dari COE selama jenis sesi tindak lanjut ini, sehingga pertanyaan dapat dijawab dengan cepat.

Jenis pengguna yang mungkin Anda targetkan untuk pelatihan meliputi:

  • Pemilik konten, pakar subjek (UKM), dan administrator ruang kerja
  • Pembuat data (misalnya, pengguna yang membuat model semantik untuk digunakan pembuat laporan, atau yang membuat aliran data, lakehouse, atau gudang untuk digunakan pembuat model semantik lainnya)
  • Pembuat laporan
  • Konsumen dan pemirsa konten
  • Anggota COE satelit dan jaringan juara
  • Administrator fabric

Penting

Setiap jenis pengguna mewakili audiens yang berbeda yang memiliki kebutuhan pelatihan yang berbeda. COE perlu mengidentifikasi cara terbaik guna memenuhi kebutuhan setiap audiens. Misalnya, satu audiens mungkin menemukan pengantar standar kelas Power BI Desktop yang luar biasa, sedangkan audiens lain akan menginginkan informasi yang lebih menantang dengan kedalaman dan detail untuk solusi end-to-end yang mencakup beberapa beban kerja Fabric. Jika Anda memiliki populasi pembuat konten Fabric yang beragam, pertimbangkan untuk membuat persona dan menyesuaikan pengalaman sejauh itu praktis.

Penyelesaian pelatihan dapat menjadi indikator utama untuk keberhasilan dengan adopsi pengguna. Beberapa organisasi menambahkan elemen kesenangan dengan memberikan lencana, seperti sabuk biru atau sabuk hitam, saat pengguna maju melalui program pelatihan.

Berikan beberapa pertimbangan tentang cara Anda ingin menangani pengguna pada berbagai tahap adopsi pengguna. Kebutuhan pelatihan sangat berbeda untuk:

  • Onboarding pengguna baru (terkadang disebut sebagai nol hari pelatihan).
  • Pengguna dengan pengalaman minimal.
  • Pengguna yang lebih berpengalaman.

Cara COE menginvestasikan waktunya dalam membuat dan mengumpulkan materi pelatihan akan berubah dari waktu ke waktu seiring dengan berkembangnya adopsi dan kematangan. Anda mungkin juga menemukan dari waktu ke waktu bahwa beberapa juara komunitas ingin menjalankan serangkaian kelas pelatihan yang disesuaikan sendiri dalam unit bisnis fungsional mereka.

Sumber untuk konten pelatihan Fabric tepercaya

Sekumpulan sumber daya online yang dikumpulkan sangat berharga guna membantu anggota komunitas berfokus dan mengarahkan upaya mereka pada apa yang penting. Beberapa sumber daya pelatihan yang tersedia untuk umum yang mungkin berguna bagi Anda meliputi:

Pertimbangkan untuk menggunakan Microsoft Viva Learning, yang diintegrasikan ke dalam Microsoft Teams. Ini termasuk konten dari sumber seperti Microsoft Learn dan LinkedIn Learning. Konten kustom yang dihasilkan oleh organisasi Anda juga dapat disertakan.

Selain konten Microsoft dan konten kustom yang dihasilkan oleh organisasi Anda, Anda mungkin memilih untuk memberi komunitas pengguna Anda serangkaian tautan yang direkomendasikan ke sumber online tepercaya. Ada berbagai macam video, blog, dan artikel yang diproduksi oleh komunitas di seluruh dunia. Komunitas ini terdiri dari pakar Fabric dan Power BI, Microsoft Most Valued Professions (MVP), dan penggemar. Menyediakan jalur pembelajaran yang dikumpulkan yang berisi sumber daya spesifik, bereputasi baik, terkini, dan berkualitas tinggi akan memberikan nilai paling besar bagi komunitas pengguna Anda.

Jika Anda melakukan investasi untuk membuat pelatihan internal kustom, pertimbangkan untuk membuat konten pendek yang ditargetkan yang berfokus pada pemecahan satu masalah tertentu. Ini membuat pelatihan lebih mudah ditemukan dan digunakan. Juga lebih mudah untuk dipertahankan dan diperbarui dari waktu ke waktu.

Tip

Menu Bantuan dan Dukungan di portal Fabric dapat disesuaikan. Saat lokasi terpusat Anda untuk dokumentasi pelatihan beroperasi, perbarui pengaturan penyewa di portal Admin dengan tautan . Link kemudian dapat diakses dari menu saat pengguna memilih opsi Dapatkan Bantuan. Selain itu, pastikan untuk mengajari pengguna tentang tab pita Bantuan di Power BI Desktop. Ini termasuk link ke pembelajaran terpandu, video pelatihan, dokumentasi, dan banyak lagi.

Dokumentasi

Dokumentasi ringkas dan tertulis dengan baik dapat menjadi bantuan yang signifikan bagi pengguna yang mencoba menyelesaikan berbagai hal. Kebutuhan Anda untuk dokumentasi, dan cara pengirimannya, akan bergantung pada bagaimana Fabric dikelola di organisasi Anda. Untuk mengetahui informasi selengkapnya, lihat artikel Kepemilikan dan manajemen konten.

Aspek tertentu dari Fabric cenderung dikelola oleh tim terpusat, seperti COE. Jenis dokumentasi berikut sangat membantu dalam situasi ini:

  • Cara meminta lisensi Power BI (dan apakah ada persyaratan untuk persetujuan manajer)
  • Cara meminta kapasitas baru
  • Cara meminta ruang kerja baru
  • Cara meminta ruang kerja ditambahkan ke kapasitas yang ada
  • Cara meminta akses ke sumber data gateway
  • Cara meminta penginstalan perangkat lunak

Tip

Untuk aktivitas tertentu yang berulang kali, pertimbangkan untuk mengotomatiskannya menggunakan Power Apps dan Power Automate. Dalam hal ini, dokumentasi Anda juga akan menyertakan cara mengakses dan menggunakan fungsionalitas Power Platform.

Berbagai aspek dokumentasi Anda dapat dikelola oleh pengguna layanan mandiri, tim terdesentralisasi, atau oleh tim terpusat. Jenis dokumentasi berikut mungkin berbeda berdasarkan siapa yang memiliki dan mengelola konten:

  • Cara meminta laporan baru
  • Cara meminta peningkatan laporan
  • Cara meminta akses ke data
  • Cara meminta data baru disiapkan dan tersedia untuk digunakan
  • Cara meminta penyempurnaan pada data atau visualisasi yang ada

Tip

Saat merencanakan portal terpusat, seperti yang dijelaskan sebelumnya dalam artikel ini, rencanakan cara menangani situasi saat panduan atau kebijakan tata kelola perlu disesuaikan untuk satu atau beberapa unit bisnis.

Juga akan ada beberapa keputusan tata kelola yang telah dibuat dan harus didokumentasikan, seperti:

  • Cara meminta konten disertifikasi
  • Apa lokasi penyimpanan file yang disetujui
  • Apa saja persyaratan retensi dan penghapusan menyeluruh data
  • Apa saja persyaratan untuk menangani data sensitif dan informasi identitas pribadi (PII)

Dokumentasi harus terletak di portal terpusat Anda, yang merupakan lokasi yang dapat dicari tempat, sebaiknya, pengguna sudah bekerja. Teams atau SharePoint berfungsi dengan sangat baik. Membuat dokumentasi di halaman wiki atau di dokumen dapat bekerja dengan baik, asalkan konten diatur dengan baik dan mudah ditemukan. Dokumen yang lebih pendek yang berfokus pada satu topik biasanya lebih mudah digunakan daripada dokumen yang panjang dan komprehensif.

Penting

Salah satu dokumentasi yang paling membantu yang dapat Anda terbitkan untuk komunitas adalah deskripsi pengaturan penyewa, dan keanggotaan grup yang diperlukan untuk setiap pengaturan penyewa. Pengguna membaca tentang fitur dan fungsionalitas secara online, dan terkadang menemukan bahwa fitur tersebut tidak berfungsi bagi mereka. Saat dapat dengan cepat mencari pengaturan penyewa organisasi Anda, pengguna menjadi lebih lega dan tidak perlu mencoba solusi. Dokumentasi yang efektif dapat mengurangi jumlah tiket staf dukungan yang dikirimkan. Ini juga dapat mengurangi jumlah orang yang perlu diberi peran administrator Fabric (yang mungkin memiliki peran ini hanya untuk tujuan melihat pengaturan).

Seiring waktu, Anda dapat memilih untuk mengizinkan jenis dokumentasi tertentu untuk dipertahankan oleh komunitas jika Anda memiliki sukarelawan yang bersedia. Dalam hal ini, Anda mungkin ingin memperkenalkan proses persetujuan untuk perubahan.

Ketika Anda melihat pertanyaan berulang kali muncul di forum Tanya Jawab Umum (seperti yang dijelaskan dalam artikel Dukungan pengguna), selama jam kerja, atau selama makan siang dan belajar, itu adalah indikator yang bagus bahwa membuat dokumentasi baru mungkin sesuai. Jika ada, dokumentasi memungkinkan kolega untuk mereferensikannya saat diperlukan. Dokumentasi berkontribusi pada pengaktifan pengguna dan komunitas mandiri.

Tip

Saat membuat dokumentasi kustom atau materi pelatihan, referensikan situs Microsoft yang ada menggunakan tautan jika memungkinkan. Sebagian besar blogger komunitas tidak selalu memperbarui posting blog atau video.

File templat Power BI

Templat Power BI adalah file .pbit. Ini dapat disediakan sebagai titik awal untuk pembuat konten. Ini sama dengan file .pbix, yang dapat berisi kueri, model data, dan laporan, tetapi dengan satu pengecualian: file templat tidak berisi data apa pun. Oleh karena itu, ini adalah file yang lebih kecil yang dapat dibagikan dengan pembuat konten dan pemilik, dan tidak menyajikan risiko berbagi data yang tidak pantas.

Menyediakan file templat Power BI untuk komunitas Anda adalah cara yang bagus untuk:

  • Mempromosikan konsistensi.
  • Mengurangi kurva pembelajaran.
  • Menampilkan contoh dan praktik terbaik yang baik.
  • Meningkatkan efisiensi.

File templat Power BI dapat meningkatkan efisiensi dan membantu orang belajar selama pekerjaan normal mereka. Beberapa cara agar file templat sangat membantu meliputi:

  • Laporan dapat menggunakan contoh praktik visualisasi yang baik
  • Laporan dapat menggabungkan merek organisasi dan standar desain
  • Model semantik dapat menyertakan struktur untuk tabel yang umum digunakan, seperti tabel tanggal
  • Perhitungan DAX yang bermanfaat dapat disertakan, seperti perhitungan tahun ke tahun (YoY)
  • Parameter umum dapat disertakan, seperti sumber data string koneksi
  • Contoh laporan dan/atau dokumentasi model semantik dapat disertakan

Catatan

Menyediakan templat tidak hanya menghemat waktu pembuat konten Anda, tetapi juga membantu mereka bergerak dengan cepat di luar halaman kosong pada solusi kosong.

File proyek Power BI

Proyek Power BI adalah file .pbip. Seperti file templat (sebelumnya dijelaskan), file proyek tidak berisi data apa pun. Ini adalah format file yang dapat digunakan pembuat konten tingkat lanjut untuk model data tingkat lanjut dan skenario manajemen laporan. Misalnya, Anda dapat menggunakan file proyek untuk menghemat waktu dalam pengembangan dengan berbagi pola model umum, seperti tabel tanggal, ekspresi pengukuran DAX, atau grup perhitungan.

Anda bisa menggunakan file proyek Power BI dengan mode pengembang Power BI Desktop untuk:

  • Pengeditan dan penulisan tingkat lanjut (misalnya, di editor kode seperti Visual Studio Code).
  • Pemisahan model semantik dan item laporan yang sengaja (tidak seperti file .pbix atau .pbit).
  • Mengaktifkan beberapa pembuat konten dan pengembang untuk mengerjakan proyek yang sama secara bersamaan.
  • Mengintegrasikan dengan kontrol sumber (seperti dengan menggunakan integrasi Fabric Git).
  • Menggunakan teknik integrasi berkelanjutan dan pengiriman berkelanjutan (CI/CD) untuk mengotomatiskan integrasi, pengujian, dan penyebaran perubahan, atau versi konten.

Catatan

Power BI menyertakan kemampuan seperti file templat .pbit dan file proyek .pbip yang memudahkan untuk berbagi sumber daya pemula dengan penulis. Beban kerja Fabric lainnya memberikan pendekatan yang berbeda untuk pengembangan dan berbagi konten. Memiliki sekumpulan sumber daya pemula penting terlepas dari item yang dibagikan. Misalnya, portal Anda mungkin menyertakan sekumpulan skrip atau notebook SQL yang menyajikan pendekatan yang diuji untuk menyelesaikan masalah umum.

Pertimbangan dan tindakan utama

Daftar periksa - Pertimbangan dan tindakan utama yang dapat Anda ambil untuk membangun, atau meningkatkan, memantor, dan mengaktifkan pengguna.

  • Pertimbangkan layanan pendampingan apa yang dapat didukung COE: Tentukan jenis layanan pendampingan apa yang mampu ditawarkan COE. Jenis dapat mencakup jam kerja, proyek pengembangan bersama, dan tinjauan praktik terbaik.
  • Berkomunikasi secara teratur tentang layanan pendampingan: Tentukan bagaimana Anda akan berkomunikasi dan mengiklankan layanan pendampingan, seperti jam kerja, kepada komunitas pengguna.
  • Tetapkan jadwal reguler untuk jam kerja: Idealnya, tahan jam kerja setidaknya sekali per minggu (tergantung permintaan dari pengguna serta kendala staf dan penjadwalan).
  • Tentukan apa harapannya untuk jam kerja: Tentukan cakupan topik atau jenis masalah yang diizinkan yang dapat dibawa pengguna ke jam kerja. Selain itu, tentukan bagaimana antrean permintaan jam kantor akan berfungsi, apakah ada informasi yang harus dikirimkan sebelumnya, dan apakah ada tindak lanjut setelahnya dapat diharapkan.
  • Membuat portal terpusat: Pastikan Anda memiliki hub terpusat yang didukung dengan baik di mana pengguna dapat dengan mudah menemukan materi pelatihan, dokumentasi, dan sumber daya. Portal terpusat juga harus menyediakan tautan ke sumber daya komunitas lain seperti forum Tanya Jawab Umum dan cara menemukan bantuan.
  • Buat dokumentasi dan sumber daya: Di portal terpusat, buat, kompilasi, dan terbitkan dokumentasi yang berguna. Identifikasi dan promosikan 3-5 sumber daya teratas yang akan paling berguna bagi komunitas pengguna.
  • Perbarui dokumentasi dan sumber daya secara teratur: Pastikan konten ditinjau dan diperbarui secara teratur. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa informasi yang tersedia di portal saat ini dan dapat diandalkan.
  • Kompilasikan daftar sumber daya pelatihan terkemuka yang dikumpulkan: Identifikasi sumber daya pelatihan yang menargetkan kebutuhan pelatihan dan minat komunitas pengguna Anda. Posting daftar di portal terpusat dan buat jadwal untuk meninjau dan memvalidasi daftar.
  • Pertimbangkan apakah pelatihan internal kustom akan berguna: Mengidentifikasi apakah kursus pelatihan kustom, dikembangkan secara internal, akan berguna dan sepadan dengan investasi waktu. Berinvestasi dalam membuat konten yang khusus untuk organisasi.
  • Menyediakan templat dan proyek: Tentukan bagaimana Anda akan menggunakan templat termasuk file templat Power BI dan file proyek Power BI. Sertakan sumber daya di portal terpusat Anda, dan dalam materi pelatihan.
  • Membuat tujuan dan metrik: Tentukan bagaimana Anda akan mengukur efektivitas program pendampingan. Buat KPI (indikator kinerja utama) atau OKR (tujuan dan hasil utama) untuk memvalidasi bahwa upaya pendampingan COE memperkuat komunitas dan kemampuannya untuk menyediakan BI layanan mandiri.

Pertanyaan untuk ditanyakan

Gunakan pertanyaan seperti yang ditemukan di bawah ini untuk menilai pendampingan dan pengaktifan pengguna.

  • Apakah ada proses yang efektif bagi pengguna untuk meminta pelatihan?
  • Apakah ada proses untuk mengevaluasi tingkat keterampilan pengguna (seperti pemula, menengah, atau tingkat lanjut)? Dapatkah pengguna belajar dan mencapai sertifikasi Microsoft dengan menggunakan sumber daya perusahaan?
  • Apa proses onboarding untuk memperkenalkan orang baru di komunitas pengguna ke solusi, alat, dan proses DATA dan BI?
  • Apakah semua pengguna mengikuti jalur pembelajaran Microsoft Learn yang sesuai untuk peran mereka selama orientasi?
  • Jenis tantangan apa yang dialami pengguna karena kurangnya pelatihan atau bimbingan?
  • Apa dampak kurangnya pengaktifan pada bisnis?
  • Ketika pengguna menunjukkan perilaku yang menciptakan risiko tata kelola, apakah mereka dihukum atau apakah mereka menjalani pendidikan dan bimbingan?
  • Materi pelatihan apa yang tersedia untuk mendidik orang tentang proses dan kebijakan tata kelola?
  • Di mana dokumentasi pusat dipertahankan? Siapa yang memeliharanya?
  • Apakah sumber daya pusat ada, seperti panduan desain organisasi, tema, atau file templat?

Tingkat kematangan

Tingkat kematangan berikut akan membantu Anda menilai status pendampingan dan pengaktifan pengguna Anda saat ini.

Tingkat Status pendampingan dan pengaktifan pengguna
100: Awal • Beberapa dokumentasi dan sumber daya ada. Namun, mereka tersedak dan tidak konsisten.

• Beberapa pengguna menyadari, atau memanfaatkan, sumber daya yang tersedia.
200: Dapat diulang • Portal terpusat ada dengan pustaka dokumentasi dan sumber daya yang bermanfaat.

• Daftar tautan dan sumber daya pelatihan yang dikumpulkan tersedia di portal terpusat.

• Jam kerja tersedia sehingga komunitas pengguna bisa mendapatkan bantuan dari COE.
300: Ditentukan • Portal terpusat adalah hub utama bagi anggota komunitas untuk menemukan pelatihan, dokumentasi, dan sumber daya. Sumber daya umumnya dirujuk oleh juara dan anggota komunitas ketika saling mendukung dan belajar.

• Program pendampingan keterampilan COE tersedia untuk membantu pengguna di komunitas dengan berbagai cara.
400: Mampu • Jam kerja memiliki partisipasi reguler dan aktif dari semua unit bisnis dalam organisasi.

• Tinjauan praktik terbaik dari COE secara teratur diminta oleh unit bisnis.

• Proyek pengembangan bersama berulang kali dijalankan dengan sukses oleh COE dan anggota unit bisnis.
500: Efisien • Pelatihan, dokumentasi, dan sumber daya terus diperbarui dan ditingkatkan oleh COE untuk memastikan komunitas memiliki informasi yang terkini dan dapat diandalkan.

• Nilai bisnis terukur dan nyata diperoleh dari program pendampingan dengan menggunakan KPI atau OKR.

Konten terkait

Dalam artikel berikutnya dalam seri peta strategi adopsi Microsoft Fabric, pelajari tentang komunitas praktik.