Włączanie i wyłączanie generowania plików PDF z rekordów sprzedaży

Włącz użytkownikom tworzenie i udostępnianie profesjonalnie wyglądających plików w formacie PDF dla rekordów encji sprzedaży z klientami.

Wymagania dotyczące licencji i ról

Typ wymagania	Musisz mieć
Licencja	Dynamics 365 Sales Premium, Dynamics 365 Sales Enterprise lub Dynamics 365 Sales Professional Więcej informacji: Ceny aplikacji Dynamics 365 Sales
Role zabezpieczeń	Administrator systemu Więcej informacji: Predefiniowana role zabezpieczeń dla Sales

Włączanie i wyłączanie generowania PDF

Funkcja generowania PDF umożliwia użytkownikom generowanie plików PDF bezpośrednio z rekordów Dynamics 365. Możliwość tworzenia plików PDF jest obsługiwana w następujących encjach: Konta, Kontakty, Potencjalni klienci, Szanse sprzedaży, Oferty, Zamówienia i Faktury, zarówno w aplikacjach sieci Web, jak i na urządzeniach mobilnych. Możesz zaznaczyć encje, dla których chcesz włączyć generowanie dokumentów PDF.

W zależności od posiadanej licencji na Dynamics 365 Sales wybierz jedną z następujących kart, aby uzyskać określone informacje:

Ważne

W drugim wydaniu wersji z 2020 funkcja generowania plików PDF została rozszerzona, aby obsługiwała wszystkie encje niestandardowe. Udoskonalenia PDF są ograniczone do środowiska sieci Web i nie są dostępne w aplikacji mobilnej. Jeśli nie wybrałeś tej opcji lub używasz Centrum sprzedaży w aplikacji mobilnej, zobaczysz stary sposób korzystania z programu.

Sales Premium lub Sales Enterprise

Aby włączyć lub wyłączyć generowanie PDF:

1. Przejdź do Zmień obszar w lewym dolnym rogu strony i wybierz Ustawienia aplikacji.

2. Na mapie witryny w polu wyszukiwania wybierz pozycję Omówienie i wyszukaj plik Konwertuj na plik PDF. Możesz również wybrać Narzędzia organizacji>Narzędzia do produktywności, a następnie wybrać polecenie Konwertuj na plik PDF.

3. Na stronie Konwertuj na PDF wybierz encje, dla których chcesz włączyć funkcję generowania pliku PDF.

   

   1. Aby wyświetlić tylko te encje, dla których jest włączona funkcja generowania plików PDF, włącz przełącznik Pokaż tylko włączone encje.
   2. Aby odfiltrować listę encji i znaleźć określoną encję, w której ma zostać włączone generowanie pliku PDF, należy użyć pola Filtruj według nazwy encji. Aby na przykład włączyć generowanie pliku PDF dla encji Szansa sprzedaży, wprowadź OPP, a zobaczysz listę nazw encji przefiltrowaną w celu wyświetlenia nazw encji zaczynających się od OPP.

4. Wybierz pozycję Zapisz.
   Dla wybranych encji włączono generowanie PDF.

5. Przejrzyj standardowo dostępne szablony i utwórz nowe szablony zgodnie z wymaganiami. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Tworzenie i zarządzanie szablonami Word.

   Uwaga

   Nie można utworzyć pliku PDF dla rekordu encji, jeśli szablon nie jest dostępny dla tej encji.

Po włączeniu generowania pliku PDF sprzedający będą mogli generować pliki PDF, pobierać je na swój komputer lokalny, zapisywać je w programie Dynamics 365 jako notatki lub zapisywać w programie SharePoint.

Ważne

• Przycisk Zapisz w SharePoint jest dostępny dla użytkowników po włączeniu integracji SharePoint dla organizacji i wybraniu pola wyboru Zarządzanie dokumentem na stronie encji. Jeśli przycisk nie jest widoczny, należy się upewnić, że integracja SharePoint i zarządzanie dokumentami zostały włączone. Aby uzyskać więcej informacji o polu wyboru Zarządzanie dokumentami, zobacz Włączanie i wyłączanie opcji encji.
• Przycisk Zapisz w Dynamics jest dostępny dla użytkowników jeśli Notatki włączono dla encji podstawowej. Jeśli przycisk nie jest widoczny, należy upewnić się, że pole wyboru Notatki (w tym Załącznik) jest zaznaczone na stronie encji w obszarze Dostosowywanie. Domyślnie notatki są włączone we wszystkich encjach standardowych. Aby uzyskać więcej informacji na temat pola wyboru Notatki zapoznaj się z artykułem Opcje encji, które mogą być włączone.

Sales Professional

Aby włączyć lub wyłączyć generowanie PDF:

1. Na mapie witryny w obszarze Konfiguruj, wybierz Ustawienia sprzedaży.

2. W obszarze Ustawienia zaawansowane wybierz Generowanie PDF.

3. Na stronie Konwertuj na PDF wybierz encje, dla których chcesz włączyć funkcję generowania pliku PDF.

   

   1. Aby wyświetlić tylko te encje, w których jest obecnie włączona funkcja generowania plików PDF, ustaw opcję Pokaż tylko włączone encje na Tak.
   2. Aby odfiltrować listę encji i znaleźć określoną encję, w której ma zostać włączone generowanie pliku PDF, należy użyć pola Filtruj według nazwy encji. Aby na przykład włączyć generowanie pliku PDF dla encji Szansa sprzedaży, wprowadź OPP, a zobaczysz listę nazw encji przefiltrowaną w celu wyświetlenia nazw encji zaczynających się od OPP.

4. Wybierz pozycję Zapisz. Dla wybranych encji włączono generowanie PDF.

5. Przejrzyj standardowo dostępne szablony i utwórz nowe szablony zgodnie z wymaganiami. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Użyj szablonów programu Word w celu tworzenia ustandaryzowanych dokumentów.

   Uwaga

   Nie można utworzyć pliku PDF dla rekordu encji, jeśli szablon nie jest dostępny dla tej encji.

Po włączeniu generowania pliku PDF sprzedający będą mogli generować pliki PDF, pobierać je na swój komputer lokalny, zapisywać je w programie Dynamics 365 jako notatki lub zapisywać w programie SharePoint.

Ważne

• Przycisk Zapisz w SharePoint jest dostępny dla użytkowników po włączeniu integracji SharePoint dla organizacji i wybraniu pola wyboru Zarządzanie dokumentem na stronie encji. Jeśli przycisk nie jest widoczny, należy się upewnić, że integracja SharePoint i zarządzanie dokumentami zostały włączone. Aby uzyskać więcej informacji o polu wyboru Zarządzanie dokumentami, zobacz Włączanie i wyłączanie opcji encji.
• Przycisk Zapisz w Dynamics jest dostępny dla użytkowników jeśli Notatki włączono dla encji podstawowej. Jeśli przycisk nie jest widoczny, należy upewnić się, że pole wyboru Notatki (w tym Załącznik) jest zaznaczone na stronie encji w obszarze Dostosowywanie. Domyślnie notatki są włączone we wszystkich encjach standardowych. Aby uzyskać więcej informacji na temat pola wyboru Notatki zapoznaj się z artykułem Opcje encji, które mogą być włączone.

Włączanie lub wyłączanie generowania plików PDF, jeśli używasz aplikacji mobilnej Dynamics 365 na telefony

Jeśli używasz aplikacji mobilnej Dynamics 365 na telefony możesz włączyć funkcję tworzenia plików PDF tylko dla następujących encji: Konta, Kontakty, Potencjalni klienci, Szanse sprzedaży, Oferty, Zamówienia, i Faktury.

1. Na mapie witryny w obszarze Konfiguruj, wybierz Ustawienia sprzedaży.

2. W obszarze Ustawienia zaawansowane wybierz Generowanie PDF.

3. Aby włączyć lub wyłączyć generowanie pliku PDF, na stronie Generowanie pliku PDF, w Wybierz, czy pliki PDF mogą być tworzone, zapisywane i wysyłane pocztą e-mail na podstawie rekordów encji Dynamics 365 Sales, ustaw przełącznik encji na Włączono lub Wyłączono. Jeśli na przykład ma zostać włączona funkcja generowania pliku PDF dla rekordów Szansa sprzedaży, ustaw przełącznik Szansa sprzedaży na Włączono.

   

4. Wybierz pozycję Zapisz.

Nie możesz znaleźć opcji w swojej aplikacji?

Istnieją trzy możliwości:

• Nie masz wymaganej licencji lub roli.
• Administrator nie włączył tej funkcji.
• Organizacja używa niestandardowej aplikacji. Skontaktuj się z administratorem, aby poznać dokładne kroki. Kroki opisane w tym artykule są specyficzne dla gotowej aplikacjach Centrum sprzedaży lub Sales Professional.

Zobacz też

Tworzenie plików PDF z rekordów sprzedaży