Integrazione di OneDrive e SharePoint di Power BI Desktop

Lavorare senza problemi in Power BI Desktop con la possibilità di aprire, salvare e condividere file in OneDrive for Business e SharePoint. Queste nuove funzionalità consentono di usare il controllo delle versioni dei file, collaborare con altri autori e garantire che un file di backup sia sempre disponibile nel cloud.

Nota

Questa è la documentazione di anteprima pubblica e alcune funzionalità potrebbero non essere disponibili nel tenant.

Abilitare i collegamenti di condivisione ai file di Power BI in OneDrive e SharePoint

Nota

La condivisione da Power BI Desktop è abilitata per impostazione predefinita. I singoli utenti possono rifiutare esplicitamente le funzionalità di salvataggio e condivisione di OneDrive e SharePoint nel menu delle opzioni di Power BI Desktop.

Amministrazione possono disabilitare la condivisione tramite il portale di Amministrazione.

Come abilitare le integrazioni di Power BI Desktop e SharePoint

La possibilità di aprire, salvare e condividere file da OneDrive e SharePoint direttamente in Power BI Desktop è ora abilitata per impostazione predefinita.

Se si vuole disabilitare l'anteprima per l'apertura, il salvataggio e la condivisione di file di Power BI in OneDrive e SharePoint in Power BI Desktop, deselezionare le opzioni Salva in OneDrive e SharePoint e SharePoint in OneDrive e SharePoint selezionando la scheda file Opzioni e impostazioni > Opzioni > Anteprima opzioni.

Dopo aver salvato le preferenze, riavviare Power BI Desktop. Se la funzionalità è attivata, viene visualizzato un pulsante Condividi in alto a destra di Power BI Desktop.

La condivisione di file archiviati in OneDrive e SharePoint direttamente da Power BI Desktop funziona solo quando entrambe le due istruzioni seguenti sono vere:

• Gli utenti non hanno disattivato la funzionalità di anteprima della condivisione in Power BI Desktop.
• L'impostazione del tenant Amministrazione è abilitata (l'impostazione è abilitata per impostazione predefinita e richiede che gli amministratori la disabilitano per essere disattivata).

Se l'amministratore di Power BI ha disattivato la funzionalità per l'organizzazione, si riceve una notifica che indica che la condivisione è stata disabilitata quando si seleziona il pulsante Condividi. Altre informazioni sull'impostazione Amministrazione.

Aprire i file di Power BI archiviati in OneDrive e SharePoint

Per aprire un file di Power BI archiviato in OneDrive e SharePoint selezionare Apri dal menu file. Selezionare quindi OneDrive.

I file di OneDrive for Business e SharePoint sono disponibili per l'apertura direttamente in Power BI Desktop.

Selezionare il file per aprirlo in Power BI Desktop.

È anche possibile passare a una nuova posizione di OneDrive o SharePoint tramite l'opzione Accesso rapido a sinistra.

Se non si riesce a trovare ciò che si sta cercando, è possibile selezionare Sfoglia questo dispositivo per altre opzioni.

Salvare i file di Power BI in OneDrive e SharePoint

Quando si salva un report per la prima volta, è possibile salvare direttamente in OneDrive for Business o SharePoint.

Al momento del salvataggio, viene richiesto di immettere il nome del file. Selezionare quindi il percorso di OneDrive o SharePoint da un menu a discesa che mostra le posizioni visitate di recente. Se non si riesce a trovare la posizione desiderata, selezionare Altre opzioni. Se richiesto dall'organizzazione, è necessario specificare anche un'etichetta di riservatezza. Quindi selezionare Salva. Il file viene ora salvato direttamente nel percorso di OneDrive o SharePoint specificato.

Per salvare un file esistente in OneDrive o SharePoint, selezionare l'opzione Salva con nome dal menu file. Selezionare OneDrive per trovare la posizione desiderata. Seleziona Salva.

Il percorso di salvataggio predefinito è la cartella di OneDrive padre, a meno che non venga modificata. Il percorso di salvataggio predefinito è la prima opzione visualizzata nell'elenco di salvataggio.

Nota

Se l'utente non ha eseguito l'accesso durante il tentativo di salvataggio, viene richiesto di eseguire l'accesso.

Modificare il percorso di salvataggio predefinito

Il percorso di salvataggio predefinito è la cartella di OneDrive padre. Per modificare il percorso di salvataggio predefinito, selezionare Opzioni e impostazioni > Opzioni > Salva e ripristina dal menu file. In Salva modificare il percorso predefinito del file locale. Riavviare l'applicazione per visualizzare il percorso di salvataggio predefinito aggiornato. Quando si salva, la nuova posizione è la prima opzione visualizzata.

Condividere i collegamenti ai file di Power BI archiviati in OneDrive o SharePoint

Per condividere un collegamento a un file di Power BI archiviato in OneDrive o SharePoint, selezionare il pulsante Condividi in alto a destra di Power BI Desktop o selezionare Condividi dal menu file.

Se il file non è stato salvato, verrà richiesto di salvare. Per condividere un collegamento al file con un altro utente, è necessario salvarlo in un percorso di OneDrive for Business o SharePoint.

Dopo il salvataggio del file, la finestra di dialogo di condivisione di Microsoft 365 richiede di aggiungere il messaggio di posta elettronica, il nome o il gruppo con cui si vuole condividere il file. È possibile inviare direttamente il file ai destinatari desiderati oppure usare il collegamento Copia per inviare un collegamento al file.

È anche possibile gestire chi può accedere al file tramite l'opzione Gestisci accesso sotto il pulsante Condividi.

Nota

Le nuove funzionalità rispettano le impostazioni dell'organizzazione di OneDrive e SharePoint per la condivisione.

Prerequisiti per la condivisione di un report da Power BI Desktop

Per condividere un file archiviato in OneDrive o SharePoint, è necessario soddisfare tutti i requisiti seguenti:

• Si è connessi a Power BI Desktop con l'account Microsoft Entra.
• La funzionalità è abilitata tramite il menu delle opzioni in Power BI Desktop.
• La funzionalità è abilitata dal Amministrazione di Power BI.

Altre informazioni su come gli utenti possono visualizzare i file di Power BI nel browser tramite collegamenti condivisi tramite Power BI Desktop.

Considerazioni e limitazioni

• Queste funzionalità non funzionano con gli account OneDrive personali.
• Quando si condivide un collegamento a un file con un'altra persona, il destinatario deve accedere prima di poter visualizzare il file.
• Solo . I file PBIX possono essere salvati in OneDrive e SharePoint.

Collaborazione ai report

Quando si collabora ai report con altri coautori, è consigliabile archiviare i file in una raccolta documenti di SharePoint in cui tutti i coautori hanno accesso. L'uso di file in SharePoint consente a tutti i collaboratori di aprire il report in Power BI Desktop direttamente da SharePoint, apportare modifiche e salvare facilmente le modifiche apportate al file in SharePoint.

Quando i file vengono archiviati in una raccolta di OneDrive di un singolo utente, altri coautori non possono salvare le modifiche nel percorso di OneDrive, a meno che non abbiano accesso alla cartella del file di OneDrive.

Se la condivisione di un report con un collega è principalmente a scopo di visualizzazione, OneDrive o SharePoint è un'opzione valida.

Quando è disponibile la possibilità di aprire nell'app in un collegamento condiviso, gli utenti potranno apportare e salvare modifiche ai report archiviati in OneDrive o SharePoint tramite l'azione di apertura nell'app.

Risparmiare tempo di caricamento dei file

Il salvataggio di un file di Power BI Desktop in un percorso di OneDrive o SharePoint richiede spesso tempo a seconda delle dimensioni del file. Quando si salva il file, è possibile che venga invitato a caricare il file in un secondo momento. Selezionando Carica in seguito è possibile continuare a lavorare sul file e incorporare le modifiche durante il caricamento effettivo in OneDrive o SharePoint dopo aver selezionato Chiudi in Power BI Desktop. L'app termina la chiusura al termine del caricamento nel percorso designato di OneDrive o SharePoint.

È possibile controllare l'ultimo stato di caricamento nella barra del titolo del report di Power BI e attivare un caricamento, se necessario.

Barra del titolo

Quando si seleziona la barra del titolo di un report in Power BI Desktop, è possibile spostare il percorso del file solo se il report viene salvato in OneDrive o SharePoint. Non è possibile rinominare il report o modificare l'etichetta di riservatezza indipendentemente dalla posizione in cui è archiviato il file.

Cronologia delle versioni

È possibile visualizzare la cronologia delle versioni del file di Power BI online tramite La raccolta documenti di OneDrive o SharePoint. Selezionare i tre puntini a destra del file e selezionare Cronologia versioni. La cronologia delle versioni non può essere visualizzata direttamente da Power BI Desktop.

Comportamento dei collegamenti di condivisione di OneDrive e SharePoint di Power BI in base al tipo di licenza

I casi d'uso seguenti si applicano quando si condivide un collegamento a un file di Power BI salvato in OneDrive o SharePoint a seconda dello stato di licenza di ogni utente. Tutti questi scenari presuppongono che l'utente disponga di una licenza di Microsoft 365 e che la visualizzazione di OneDrive e SharePoint sia abilitata nell'organizzazione.

Stato della licenza della persona che condivide il collegamento	Stato della licenza della persona che seleziona il collegamento condiviso	Esperienza per la persona che condivide il collegamento	Esperienza per la persona che seleziona il collegamento
Ha una licenza di Power BI Pro, Power BI Premium per utente o E5	Ha una licenza di Power BI Pro, Power BI Premium per utente o E5	Vede l'esistenza del collegamento in OneDrive o SharePoint, può aprire il file in OneDrive o nella visualizzazione e nell'anteprima di SharePoint.	Vede l'esistenza del collegamento in OneDrive o SharePoint, può aprire il file in OneDrive o nella visualizzazione e nell'anteprima di SharePoint.
Ha una licenza di Power BI Pro, Power BI Premium per utente o E5	Non dispone di una licenza power BI Pro, Power BI Premium per utente o E5	Vede l'esistenza del collegamento in OneDrive o SharePoint, può aprire il file in OneDrive o nella visualizzazione e nell'anteprima di SharePoint.	Vede l'esistenza del collegamento in OneDrive o SharePoint, deve scaricare il file per visualizzarlo in Power BI Desktop.
Non dispone di una licenza power BI Pro, Power BI Premium per utente o E5	Ha una licenza di Power BI Pro, Power BI Premium per utente o E5	Vede l'esistenza del collegamento in OneDrive o SharePoint, deve scaricare il file per visualizzarlo in Power BI Desktop.	Vede l'esistenza del collegamento in OneDrive o SharePoint, può aprire il file in OneDrive o nella visualizzazione e nell'anteprima di SharePoint.
Non dispone di una licenza power BI Pro, Power BI Premium per utente o E5	Non dispone di una licenza power BI Pro, Power BI Premium per utente o E5	Vede l'esistenza del collegamento in OneDrive o SharePoint, deve scaricare il file per visualizzarlo in Power BI Desktop.	Vede l'esistenza del collegamento in OneDrive o SharePoint, deve scaricare il file da visualizzare in Power BI Desktop.

Log di audit

Quando si salvano e si condividono file di Power BI nelle raccolte documenti di OneDrive e SharePoint, gli amministratori di Power BI possono accedere alle attività tramite log di controllo unificati.

Gli amministratori di Power BI possono accedere alle informazioni sulla condivisione e l'autorizzazione dei file tramite i log di controllo di Microsoft 365. Qualsiasi utente senza diritti di amministratore globale può comunque accedere ai log di controllo di Microsoft 365 quando viene assegnato il ruolo Log di controllo di sola visualizzazione. Amministrazione accede ai log di controllo di Microsoft 365 tramite il portale di Power BI Amministrazione.

Le attività dei file di OneDrive e SharePoint Power BI nei log di controllo vengono visualizzate con i valori delle proprietà Workload e/o EventSource impostati su OneDrive.

Altre informazioni sull'API Attività di gestione di Office 365.

Etichette di riservatezza e crittografia

La condivisione tramite Power BI Desktop usa l'interfaccia utente e i servizi standard di condivisione di OneDrive e SharePoint. Le etichette di Microsoft Information Protection configurate per impostazione predefinita vengono applicate al file prima del salvataggio. I criteri dell'organizzazione per la condivisione tramite OneDrive e SharePoint determinano a chi e come l'elemento di Power BI può essere condiviso.

Le etichette di riservatezza vengono rispettate per i file di Power BI archiviati e condivisi tramite OneDrive e SharePoint. Un'intersezione delle autorizzazioni di OneDrive e SharePoint e delle autorizzazioni per le etichette di Microsoft Information Protection viene applicata al file. L'autorizzazione OneDrive e SharePoint viene applicata per prima, seguita dall'etichetta di riservatezza. Viene rispettata l'autorizzazione più rigorosa.

Se il file non è etichettato, i criteri predefiniti del tenant di Power BI vengono applicati quando si visualizza il file in OneDrive o SharePoint.

Se un file di Power BI dispone di crittografia, è possibile aprire il file solo se si dispone di diritti di utilizzo completi e/o di esportazione. Solo gli utenti che possono decrittografare il file possono visualizzarlo.

Uso di account diversi tra Power BI Desktop e OneDrive locale

Se si è connessi a un account in Power BI Desktop diverso dall'account a cui si è connessi in OneDrive locale, è comunque possibile esplorare e aprire i file locali. Questi file sono aperti come file non OneDrive. Per salvare nuovamente i file nella stessa posizione di OneDrive o SharePoint da cui sono stati aperti, l'account a cui si esegue l'accesso in Power BI Desktop deve corrispondere all'account a cui si esegue l'accesso in OneDrive locale.

Se l'account a cui si esegue l'accesso in Power BI Desktop e oneDrive o SharePoint locale non sono uguali, viene richiesto di salvare il file in OneDrive o SharePoint prima di poterlo condividere, anche se è possibile aprirlo da un percorso di OneDrive o SharePoint. Per evitare di dover salvare il file in OneDrive o SharePoint ogni volta che si condivide un collegamento, accedere a Power BI Desktop con lo stesso account a cui si è connessi in OneDrive o SharePoint locale.

Sincronizzazione di file in OneDrive e SharePoint tramite il file system

Quando si trascina un file di Power BI in un percorso di OneDrive o SharePoint nel file system, il file viene caricato nel nuovo percorso in OneDrive o SharePoint. Se si tenta di aprire il file prima che il file abbia completato la sincronizzazione con OneDrive o SharePoint, il file funge da file locale. Pertanto, quando si tenta di condividere un collegamento al file, viene richiesto di salvare il file in OneDrive o SharePoint anche se il file è sincronizzato. Quando viene richiesto di salvare un file già salvato, attendere il completamento della sincronizzazione del file e riprovare. Una volta completata la sincronizzazione del file con il nuovo percorso di OneDrive o SharePoint, è possibile condividere un collegamento al file senza che venga richiesto di salvare di nuovo.

Impossibile aprire il documento

Se si è eseguito l'accesso a Power BI in più account diversi, è possibile visualizzare i file nel menu file con cui ogni account ha interagito. Se si tenta di aprire uno dei file appartenenti a un altro account e viene visualizzato un errore, accedere all'account che ha accesso al file e riprovare.